Conditions générales

Conditions générales d'utilisation et de vente de Novacrea

Dernière mise à jour : 13 octobre 2026

1. Qui sommes-nous

Le service Novacrea (le « Service ») est édité et fourni par [Raison sociale et forme juridique], dont le siège est situé [adresse du siège], inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro [0xxx.xxx.xxx] (le « Prestataire »). Contact : contact@novacrea.be.

2. Objet et champ d'application

Les présentes conditions régissent l'accès au Service et son utilisation par le client (le « Client »), en principe une association sans but lucratif (ASBL), une fondation ou une association de fait. Le Client agit dans le cadre de son activité ; il est une entreprise au sens de l'article I.1 du Code de droit économique et non un consommateur. En cochant la case prévue lors de l'inscription, le Client accepte les présentes conditions. Elles prévalent sur les éventuelles conditions du Client.

3. Le Service

Novacrea est un logiciel de comptabilité en ligne : tenue des journaux (dépenses, recettes, banque, caisse), lecture automatique de documents (factures, tickets, extraits de compte), rapprochement bancaire, ventilation par subside, exports et dossiers de justification. Le Service est fourni « en l'état », tel que décrit sur le site au moment de l'inscription. Le Prestataire peut le faire évoluer pour l'améliorer, sans en réduire les fonctions essentielles.

4. Inscription et compte

• Le Client fournit des informations exactes (dénomination, numéro d'entreprise, adresse, e-mail) et les tient à jour.
• Un identifiant et un mot de passe sont attribués par ASBL. Le Client en garde la confidentialité et reste responsable de l'usage fait de son compte. La session reste ouverte sur un appareil jusqu'à ce que l'utilisateur se déconnecte : le Client se déconnecte sur les appareils partagés.
• En cas de soupçon d'usage non autorisé, le Client prévient immédiatement le Prestataire.

5. Prix, paiement et renouvellement

• Deux formules sont proposées, avec les mêmes fonctions : l'abonnement annuel à 899 € hors TVA par an, et l'abonnement mensuel à 89 € hors TVA par mois. La TVA est due en sus au taux légal en vigueur (21 % à la date des présentes, soit 1 087,79 € TVAC par an ou 107,69 € TVAC par mois). L'abonnement est payable d'avance, par virement (avec la communication structurée propre à l'ASBL, éventuellement via le QR code ou le lien de paiement fournis) ou par domiciliation SEPA sur le compte de l'ASBL.
• Après l'inscription, le Client dispose d'un accès provisoire de 15 jours le temps que son paiement arrive. La période payée (un an ou un mois selon la formule) commence à la réception du paiement. Sans paiement à l'issue de l'accès provisoire, l'accès est suspendu ; les données sont conservées comme prévu à l'article 9.
• L'abonnement court pour la période choisie (un an ou un mois) à compter du paiement. Il est reconduit tacitement pour une période de même durée, au prix en vigueur, sauf résiliation par le Client avant la date de renouvellement.
• Le Client peut passer d'une formule à l'autre depuis « Mon compte » ; le changement s'applique à la période suivante.
• En cas de domiciliation, le montant est prélevé à chaque date de renouvellement (une fois par an ou une fois par mois selon la formule) ; le Client est prévenu au moins 14 jours avant le premier prélèvement et avant tout changement de montant ou de date (pré-notification), et un échéancier lui est communiqué pour la formule mensuelle. Il peut arrêter la domiciliation à tout moment depuis « Mon compte » → « Formule, mode de paiement et domiciliation », et demander à sa banque le remboursement d'un prélèvement dans les 8 semaines, selon les règles du schéma SEPA.
• En cas de paiement par virement, le Client paie à chaque date de renouvellement ; un rappel est affiché dans le logiciel avant cette date.
• Le Client peut résilier à tout moment par e-mail à contact@novacrea.be, avant la date de renouvellement. L'accès reste ouvert jusqu'à la fin de la période payée (l'année ou le mois en cours).
• Toute modification de prix est annoncée au moins 30 jours avant la date de renouvellement ; le Client peut alors résilier sans frais avant cette date.
• Une facture est émise pour chaque paiement. En cas d'échec de paiement, l'accès est maintenu pendant 10 jours, puis suspendu jusqu'au règlement. Les données ne sont pas supprimées pendant cette suspension (voir article 9).
• Le Client agissant à titre professionnel, le droit de rétractation prévu pour les consommateurs ne s'applique pas. Les sommes payées pour une période entamée ne sont pas remboursées, sauf manquement du Prestataire.

6. Lecture automatique et assistant

La lecture des documents et l'assistant « Nous contacter » utilisent un service d'intelligence artificielle. Les résultats sont des propositions : le Client les vérifie avant de les valider. La lecture automatique est incluse jusqu'à 1 500 documents par ASBL et par période de 12 mois ; au-delà, la saisie manuelle reste possible.

7. Obligations du Client

• Le Client reste seul responsable de sa comptabilité, des montants encodés, de la ventilation entre ses subsides, des dossiers remis aux pouvoirs subsidiants et du respect de ses obligations légales et comptables.
• Il n'utilise pas le Service à des fins illicites et n'y dépose que des documents qu'il a le droit de traiter.
• Il conserve lui-même les pièces originales lorsque la loi ou un pouvoir subsidiant l'exige.

8. Disponibilité et responsabilité

• Le Prestataire met en œuvre les moyens raisonnables pour que le Service soit accessible en continu et pour sauvegarder les données, sans pouvoir garantir l'absence totale d'interruption (maintenance, panne d'un hébergeur, force majeure).
• Le Prestataire répond de ses fautes et de l'inexécution de ses obligations essentielles. Sauf faute intentionnelle ou faute lourde, sa responsabilité est limitée, par année, au montant payé par le Client pour l'abonnement en cours, et ne couvre pas les dommages indirects (perte de subside, manque à gagner, perte de chance).
• Le Client est invité à exporter régulièrement ses données (Excel, sauvegarde complète), fonctions disponibles à tout moment.

9. Données du Client et fin du contrat

• Les données et documents encodés restent la propriété du Client. Le Prestataire ne les utilise que pour fournir le Service.
• Pour les données personnelles contenues dans la comptabilité, le Prestataire agit comme sous-traitant du Client au sens de l'article 28 du RGPD ; l'annexe « Traitement des données pour le compte du Client » ci-dessous en fixe les règles.
• À la fin de l'abonnement, le Client garde un accès en lecture et export pendant 30 jours. Ses données sont ensuite supprimées dans un délai de 90 jours, sauf obligation légale de conservation.

10. Propriété intellectuelle

Le logiciel, son code, son nom et sa présentation appartiennent au Prestataire. Le Client reçoit un droit d'utilisation personnel et non cessible pour la durée de l'abonnement.

11. Modification des conditions

Le Prestataire peut modifier les présentes conditions pour des raisons légitimes (évolution du Service ou de la loi). Le Client est informé par e-mail au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur ; s'il n'accepte pas les changements, il peut résilier sans frais avant cette date.

12. Droit applicable et litiges

Les présentes conditions sont soumises au droit belge. Les parties cherchent d'abord une solution amiable. À défaut, les tribunaux de l'arrondissement judiciaire du siège du Prestataire sont compétents.

Annexe — Traitement des données pour le compte du Client (art. 28 RGPD)

• Objet : hébergement et traitement des données comptables du Client pour fournir le Service, pendant la durée de l'abonnement.
• Données : noms de fournisseurs, de membres du personnel ou de bénéficiaires figurant sur les pièces, montants, communications et coordonnées bancaires figurant sur les extraits, documents justificatifs.
• Instructions : le Prestataire ne traite ces données que sur instruction du Client, telle qu'elle résulte de l'utilisation du Service.
• Confidentialité et sécurité : accès protégé par mot de passe et limité à l'ASBL ; connexions chiffrées (HTTPS) ; mots de passe stockés sous forme chiffrée irréversible ; données de chaque ASBL séparées.
• Sous-traitants ultérieurs autorisés : Cloudflare (hébergement, base de données, fichiers), Anthropic (lecture automatique des documents et assistant). Le Client est informé de tout changement et peut s'y opposer en résiliant.
• Assistance : le Prestataire aide le Client à répondre aux demandes des personnes concernées et l'informe sans délai indu de toute violation de données.
• Fin : suppression ou restitution des données selon l'article 9.